سطح دسترسی اجرای ورک فلو در سی آر ام مایکروسافت

1. Realtime Workflow (Synchronous)

• Realtime Workflow همیشه در Context همان کاربری اجرا می‌شود که عملیات را انجام داده است.

• یعنی اگر کاربر “Ali” رکوردی ایجاد کند و Realtime Workflow روی آن Trigger شود:

  • Workflow با سطح دسترسی Ali اجرا خواهد شد.

  • هر اکشنی که Workflow انجام دهد (Create, Update, Assign, Send Email و …) باید توسط Ali مجاز باشد.

  • اگر Ali مجوز کافی نداشته باشد، Workflow خطا می‌دهد و عملیات اصلی (مثلاً Save) هم Rollback می‌شود.

2. Background Workflow (Asynchronous)

• در این حالت، Workflow توسط Asynchronous Service اجرا می‌شود.

• اما همچنان دو Context مطرح است:

  1. مالک (Owner) Workflow

  2. کاربر Trigger کننده (Created By / Modified By)

🔑 قانون اصلی:

• Background Workflow در Context کاربری اجرا می‌شود که مالک آن Workflow است (Owner).

• به همین دلیل است که اگر Owner Workflow ادمین باشد، Workflow در عمل با دسترسی‌های ادمین اجرا می‌شود.

📌 مثال:

• فرض کن Workflowی طراحی کردی که روی ایجاد Lead یک ایمیل ارسال کند.

• کاربر “Sara” یک Lead ایجاد می‌کند → Workflow شروع می‌شود.

• اگر Owner این Workflow “System Administrator” باشد:

  • ایمیل با دسترسی Admin ارسال می‌شود.

  • حتی اگر “Sara” مجوز ارسال ایمیل نداشته باشد، Workflow موفق خواهد بود.

🔹 تفاوت مهم

• Realtime: محدود به دسترسی‌های کاربر اجراکننده (Trigger کننده).

• Background: وابسته به دسترسی‌های مالک Workflow (Owner).

🔹 نکته امنیتی مهم

• چون Background Workflow می‌تواند با دسترسی‌های بالاتر از کاربر اجرا شود، باید دقت زیادی در تعیین Owner آن داشت.

• اگر همه Workflowها را با Owner “System Administrator” ذخیره کنید، در عمل هر کاربر عادی می‌تواند اکشن‌هایی انجام دهد که خودش مجوزش را ندارد (مثل تغییر Owner رکوردهای حساس).

• بهترین Practice این است که:

  • Workflowهایی که قرار است با دسترسی بالا کار کنند، عمداً مالکشان Admin باشد.

  • Workflowهایی که باید محدود به دسترسی‌های کاربران باشند، بهتر است Realtime باشند یا با مالک غیرادمین تنظیم شوند.

✅ جمع‌بندی:

• Realtime Workflow → همیشه با دسترسی کاربر اجراکننده اجرا می‌شود.

• Background Workflow → همیشه با دسترسی مالک Workflow اجرا می‌شود (اگر Admin باشد، در عمل Workflow با دسترسی Admin اجرا می‌شود).